Arbeit ist nicht länger ein Ort, an den man geht, sondern etwas, das man tut. Wo auch immer Sie sind. Wie wird sich das auf die Zukunft auswirken? In diesem Blog werden wir die sechs wichtigsten Trends und Vorhersagen für die Zukunft der Arbeit und des Meeting-Managements diskutieren. Wir werden auch aufzeigen, wie sich die Technologie unserer Meinung nach auf das Betriebsmodell des Arbeitsplatzes auswirken wird, basierend auf dem, was wir bisher gelernt haben, als wir eine globale Pandemie durchlebten, die die Arbeit, wie wir sie kennen, radikal veränderte.

Die Pandemie überraschte die Welt und zwang Länder, Märkte und Industrien, sich schnell auf ihre Auswirkungen einzustellen. Alle wurden nach Hause geschickt. Heute zeigen die Statistiken, Berichte und Analysen jedoch eindeutig, dass die meisten Menschen ins Büro zurückgekehrt sind, da die Anzahl der Buchungen für Meetings und Schreibtische denselben Höchststand erreicht hat wie vor Covid-19. In allen Branchen lernen die Unternehmen jetzt, mit dem Coronavirus umzugehen und kreative Wege zu finden, um mit seinen Auswirkungen fertig zu werden. 

Die Pandemie hat Arbeitgebern und Arbeitnehmern gezeigt, dass Arbeit nicht mehr nur an einem zentralen Ort, an einem bestimmten Schreibtisch oder auf einem zweistündigen Arbeitsweg erledigt werden kann – Arbeit kann überall erledigt werden. Die Unternehmen haben gelernt, dass sie bei allem, was sie tun, zuerst an die Fernarbeit oder an die Arbeit von zu Hause ausdenken müssen. Daraus ergibt sich eine Zukunft des Sitzungsmanagements, in der sich die Büroräume weniger darauf konzentrieren, das gesamte Unternehmen zu beherbergen, als vielmehr ein Zentrum für die Zusammenarbeit zu bieten. Wir gehen also davon aus, dass bei der Gestaltung des künftigen Arbeitsplatzes der Mensch stärker im Mittelpunkt stehen wird und der Mensch im Mittelpunkt steht. 

Gleichzeitig entstehen ständig neue Anforderungen an die Arbeitsplatzmanagementtechnologie, und eine Vielzahl anderer Umwälzungen beeinflusst die Art und Weise, wie wir uns den Arbeitsplatz vorstellen. Angefangen bei den anhaltenden Veränderungen durch die Pandemie, die Umstellung des Immobilienmodells von Unternehmen auf Space as a Service, die Auswirkungen von Automatisierung und KI bis hin zu anderen Veränderungen des Status quo. Viele fragen sich daher, was die Zukunft der Beschäftigung und des Arbeitslebens bringt. In einem Bericht des McKinsey Global Institute wird beispielsweise geschätzt, dass allein durch die Automatisierung bis 2030 73 Millionen Arbeitsplätze wegfallen werden.

Es ist zwar schwer, die nahe oder ferne Zukunft des Meeting-Managements vorherzusagen, aber wir glauben, dass sich das Büro und der Arbeitsplatz bereits grundlegend verändert haben und sich noch weiter verändern werden. Im Moment wird der Arbeitsplatz von einem Geist des Wiederzusammenkommens beherrscht, der sich auf die Innovation auswirken und diese vorantreiben wird. Doch wie wird die Zukunft aussehen, wenn sich der Staub und die «neue Normalität» gelegt haben und sich neue Massnahmen und Standards für die Covid-19-Kontrolle etabliert haben und erfolgreich sind? Und was haben wir bei Covid-19 gelernt, dass wir für die Gestaltung eines noch besseren Arbeitsplatzes nutzen können? Das wird nur die Zeit zeigen, aber wir sagen voraus, dass die folgenden Trends in gewisser Weise den Standard für den Arbeitsplatz der Zukunft setzen werden. 

Die sechs wichtigsten Trends der Zukunft der Arbeit

1.Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, den Immobilienbedarf zu reduzieren und stark in die Arbeitsplatzerfahrung zu investieren

Die Pandemie hat den Arbeitgebern gezeigt, dass die Arbeit nicht mehr an einem zentralen Ort stattfinden muss, da sie überall dort erledigt werden kann, wo eine WI-FI-Verbindung verfügbar ist. Die Zukunft des Sitzungsmanagements liegt daher nicht im Büro, sondern im Menschen. Der Schreibtisch zu Hause oder in der Ferne wird also zum zweiten Büro – beide Büros sind gleich wichtig.

In der Tat folgen viele Unternehmen dem Trend zur Heimarbeit und verkleinern ihren Immobilienbestand. Laut Computerworld wurden in den USA seit März 2020 138,4 Millionen Quadratfuss (MSF) an Bürofläche abgebaut. Wir sehen zum Beispiel, dass Unternehmen wie Facebook und Yelp ihre Büroflächen leeren und die Kosten für leere Räume und Schreibtische senken, indem sie sich weniger auf die Unterbringung des gesamten Unternehmens konzentrieren, sondern vielmehr einen Mittelpunkt für das «Wir arbeiten»-Gefühl und nicht für die vorgeschriebene Anwesenheit schaffen.

In Zukunft werden Unternehmen ein noch besseres Arbeitsplatzerlebnis bieten wollen, wenn die Mitarbeiter ins Büro kommen, um Teamgeist, Zugehörigkeit und Kultur zu fördern. Wir glauben, dass das Büro zum Dreh- und Angelpunkt für Zusammenarbeit, Innovation und soziales Engagement wird und dass dieser Trend zu hohen Investitionen in bessere Gastfreundschaft und ein höheres Serviceniveau im Allgemeinen führen wird, wenn die Mitarbeiter im Büro sind. Bei Advellence stellen wir auch fest, dass es notwendig ist, dem Meeting-Erlebnis im Büro das gewisse Extra zu verleihen, da wir feststellen, dass die Anfragen nach Serviceleistungen für Meetings nach der Pandemie boomten.

Die Erfahrung im Büro wird auch für neue Mitarbeiter wichtig sein. Auf der einen Seite wird es für die Arbeitgeber leichter, neue Mitarbeiter zu gewinnen, wenn sie an «Heimarbeit» denken, weil sie dadurch die Einstellungsbarrieren beseitigen können, da die Einstellung nicht mehr auf regionale Talentpools oder auf Personen beschränkt ist, die bereit sind, vollständig aus der Ferne zu arbeiten. Andererseits wird der Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte noch intensiver werden, je mehr Unternehmen diesem Trend folgen. 

Da wir uns weiterhin in einer Welt der Ungewissheit im Meeting-Management bewegen, werden auch neue Funktionen, die sich mit der Erfahrung am Arbeitsplatz befassen, immer häufiger vorkommen. Führungskräfte aus dem Personalwesen, der IT und den Einrichtungen werden enger zusammenarbeiten, da sie den Schlüssel zur Verbesserung des Arbeitsplatzes in der Hand haben. Diese drei Gruppen werden alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten, nämlich ein erfolgreiches Arbeitsplatzerlebnis zu schaffen, das die richtigen Menschen, Technologien und Orte zur Unterstützung ihrer Mitarbeiter miteinander verbindet.

2. Das Grossraumbüro ist tot. Es ist an der Zeit, das Büro neu zu gestalten und es mit den richtigen digitalen Tools und Technologien auszustatten. 

In einer kürzlich von Microsoft durchgeführten Studie wurden die Mitarbeiter befragt, wie oft sie von zu Hause aus arbeiten wollen und wie oft sie im Büro arbeiten wollen, sobald eine vollständige Rückkehr zur persönlichen Arbeit möglich wird. Ausserdem wurden sie nach den Gründen gefragt. Ganz oben auf der Liste der Gründe für die Arbeit im Büro standen die Zusammenarbeit mit Kollegen (70 Prozent) und die soziale Interaktion (61 Prozent). Die bevorzugten Gründe, von zu Hause aus zu arbeiten, waren der Wegfall des Pendelns (61 Prozent) und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie (59 Prozent). Diese Zahlen zeigen das Hybrid-Paradoxon in Aktion: Wir haben uns gegenseitig vermisst und das, was wir gemeinsam erreichen können, wenn wir persönlich zusammen sind. Gleichzeitig wollen wir die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus für unser Wohlbefinden nutzen.

So haben viele während der Covid-19-Studie gelernt, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht immer erfüllend, befriedigend oder ausreichend ist, um sich zu engagieren und in Verbindung zu bleiben oder um stillschweigende Informationen am Arbeitsplatz zu teilen und Zugang dazu zu haben. Die Mitarbeiter sind also nach wie vor am Arbeitsplatz (und arbeiten nicht immer von zu Hause aus), und ein starkes berufliches und soziales Umfeld sorgt dafür, dass die Menschen gerne am Arbeitsplatz bleiben. Daher kommen viele Mitarbeiter jeden Tag gerne zur Arbeit, denn am Arbeitsplatz wird Wissen geschaffen und geteilt.

Covid-19 hat jedoch die Art und Weise verändert, wie Arbeitnehmer im Büro arbeiten. Viele haben gelernt, dass das Grossraumbüro zu stressig sein kann und dass es schwer ist, konzentriert zu bleiben. Vor allem, wenn alle gleichzeitig an einem Teams- oder Zoom-Anruf teilnehmen. Daher passen diese Unternehmen die Gestaltung und das Layout des Arbeitsplatzes an die neuen Bedürfnisse an. Mehr Raum für Konzentration und Fokussierung. Mehr, aber kleinere Besprechungsräume oder Telefonkabinen für Videokonferenzen. Konzentrations- und Ruhebereiche werden wie eine Bibliothek gestaltet. Mehr Platz zwischen den einzelnen Schreibtischen, auch um die soziale Distanz zu wahren. Das Grossraumbüro und die grossen Konferenzräume werden zu kleineren Zentren oder Gemeinschaften umgestaltet, und die grossen Konferenzräume werden in schallisolierte Telefonkabinen umgewandelt.

Wir sehen, dass Unternehmen weiterhin stark in bessere AV-Ausrüstung investieren, um die Anforderungen für bessere virtuelle Meetings zu erfüllen. Da die Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten, werden Arbeitgeber und Organisationen zunehmend digitale Tools einsetzen, die sowohl vor Ort als auch aus der Ferne funktionieren. Die Implementierung digitaler Lösungen, Verfahren und Prozesse ist von entscheidender Bedeutung, da ein Grossteil der Belegschaft aus Digital Natives besteht. Daher sind die digitalen Tools der Schlüssel für ihre Produktivität und einfach für alle, wenn Unternehmen einen «Work-from-Home»-Ansatz fördern wollen. Darüber hinaus können Arbeitgeber, die neue Mitarbeiter in ihr Unternehmen aufnehmen, diese schnell und effizient in die bestehende Technologie, Kultur und Kommunikationsmittel einbinden, wenn sie sich gründlich Gedanken über ihren Werkzeugkasten gemacht haben. Unternehmen, die dies gut machen, werden zufriedenere und besser vernetzte Mitarbeiter haben, was zu besseren Geschäftsergebnissen führt.

3. Hot Desking ist nicht mehr so angesagt. Die Unternehmen stellen auf Desk Hoteling um. 

Bei der Arbeit von zu Hause aus brauchen die Menschen keinen Arbeitsplatz mehr, den sie als ihr Zuhause bezeichnen – ihren festen Schreibtisch. Stattdessen müssen sie einen Schreibtisch buchen, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz sind. Dies ermöglicht eine Raumoptimierung und mehr Flexibilität. Hot Desking und Activity Based Work gibt es schon seit einem Jahrzehnt. Aber ein neues Konzept, Desk Hoteling, ist jetzt im Meeting Management im Trend. Und warum? 

Beim Hoteling (und nicht beim Hot Desking) wird ein Raum im Voraus gebucht und bei einem Concierge eingecheckt, ähnlich wie in einem echten Hotel. Selbst in einem Raum voller leerer Schreibtische und unbesetzter Arbeitsplätze muss eine Person bei der Buchungszentrale einchecken, um Zugang zu ihrem Platz zu erhalten. Dabei kann es sich um eine Person handeln oder um eine selbstgesteuerte Software. Wichtig ist, dass der Prozess für alle gleich ist und dass es eine standardisierte Aufzeichnung der Schreibtischzuweisung gibt.

Lassen Sie uns ein Szenario entwerfen: Jim möchte am Freitag einen Arbeitsplatz mit Aussicht. Es gibt zwei Coworking Spaces in Gehweite seiner Wohnung, beide mit toller Aussicht. Jim prüft die Freitagsverfügbarkeit für beide und sieht, dass Arbeitsbereich A gebucht ist, während Arbeitsbereich B von 8 bis 14 Uhr einen freien Arbeitsplatz hat.

In diesem Szenario gibt es keine hektische Suche nach einem Platz mit Aussicht oder die Feststellung in letzter Minute, dass kein Platz mehr frei ist. Jim weiss genau, was er bekommt und für wie lange. Alles, was er tun muss, ist, an seinem Arbeitsplatz einzuchecken und mit der Arbeit zu beginnen. Der Buchungsprozess ist unkompliziert und chaosfrei.

Die Vorteile von Office Hoteling liegen in der Verbindung von Ordnung und Freiheit. So wie Sie sich im Hotel zu bestimmten Terminen das passende Zimmer aussuchen können, so funktioniert auch die Bürohotellerie. Es gibt eine Wahlfreiheit, die durch Standardisierung diktiert wird.  

4. Ohne Daten sind Sie nur ein weiterer Mann mit einer Meinung: Arbeitsplatzanalysen sind entscheidend, um zu verstehen, was wo und wann vor sich geht

Der Arbeitsplatz wandelt sich von einem Ort der Arbeit zu einem Zentrum der Zusammenarbeit und Innovation. Das bedeutet, dass es nicht mehr um Kosten und Auslastung geht, sondern darum, wie effektiv ein Arbeitsplatz die Arbeit seiner Mitarbeiter unterstützt und wie sich dies auf die allgemeinen Unternehmensziele auswirkt.  

Das ist letztlich das Einzige, was für eine gute Arbeitsplatz- und Meeting-Management-Strategie zählt. Um dies zu erreichen, müssen Arbeitgeber die Nutzung der Räumlichkeiten durch die Mitarbeiter messen, um Daten über die Verfügbarkeit und Nutzung von Büro- und Besprechungsräumen zu erhalten.

Dieses Wissen kann dazu beitragen, die verfügbaren Räume in der gesamten Organisation zu optimieren. Informationen darüber, warum Menschen ins Büro kommen und ob sie sich dabei unterstützt fühlen, machen es ausserdem einfacher, Bedürfnisse zu verstehen und Entscheidungen auf der Grundlage dieser Daten zu treffen. Daher können Mitarbeiterbefragungen und -richtlinien neu gestaltet werden, um das Verhalten der Mitarbeiter zu ermitteln und zu lenken und auf der Grundlage dieses Verhaltens kontinuierlich anzupassen.

5. Ein neues Modell ist aufgetaucht: Space as a Service

Normalerweise bauen Unternehmen neue oder aktualisierte Räume für ihre Mitarbeiter als Kapitalanlage. Sie sollen zwar langfristig dem Zweck dienen. Die Realität sieht jedoch so aus, dass der Raum stagniert, während sich die Organisationen weiterentwickeln. Dann, ein Jahrzehnt oder mehr später, werden erneut Mittel für die vollständige Neugestaltung des Raums verwendet. Das Ergebnis ist, dass der Raum dem Unternehmen nicht mehr effektiv dient. Es ist an der Zeit, mit der Norm zu brechen, Strategien zu implementieren und Räume zu gestalten, die im Einklang mit der Organisation leben und atmen – Räume, die aufrüstbar und anpassungsfähig sind, um der sich ständig verändernden Organisation zu entsprechen.

Dieses Geschäftsmodell wird auch als SPace-as-a-Service (SPaaS) bezeichnet und ist definiert als der Wechsel des Immobilienmodells vom Besitz von Vermögenswerten zur Monetarisierung von Zugang und Diensten, die physischen Raum umfassen. Doch bei SPaaS geht es um mehr als nur um Immobilien. Es handelt sich um ein Modell, das einen Wandel in den Vorstellungen des Managements über die Gestaltung und Nutzung von Immobilien ermöglicht, und zwar hin zu einem Modell, das die Produktivität und die Erfahrungen im Immobilienportfolio eines Unternehmens proaktiv verbessert. Im Wesentlichen ist SPaaS der Katalysator, der die Kosten senkt und die Ressourcen reduziert, während das Meeting-Management und die Nutzung optimiert werden.

Dadurch wird SPaaS zu einem Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie die gewerbliche Immobilienbranche den Mietern Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stellt, da sich ihre Rolle von Mietkassierern zu Dienstleistern gewandelt hat. Wie kann die Immobilienbranche also eine höhere Rentabilität erzielen, indem sie mehr Service, Erfahrung und Zugang bietet, anstatt sich auf ein Produkt zu konzentrieren, das für den Besitz verpackt ist? Die Antwort lautet: durch eine Änderung des Servicemodells, das sich auf persönlichere, flexiblere und technikzentrierte Lösungen konzentriert. SPaaS beinhaltet oft eine technologische Umwälzung auf einem bestehenden Markt. Die Technologie ebnet den Weg für grundlegende Veränderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, wie Menschen leben und wo sie dies tun. Zu den wichtigsten Beispielen gehören Amazon im Bereich Buchhandel/Einzelhandel, Airbnb im Bereich Hotels und WeWork im Bereich temporäre/flexible Büros. 

Die zunehmende Geschwindigkeit im Geschäftsleben, die durch den ständigen technologischen Fortschritt vorangetrieben und durch die Erwartungen der Wall Street noch verstärkt wird, hat dramatische Auswirkungen auf den Arbeitsplatz. Die Technologie umfasst kleinere und leistungsfähigere persönliche Geräte, Cloud Computing, das Internet der Dinge, Sensoren, intelligente Gebäude und künstliche Intelligenz. Das Kostenstellen-Kapitalmodell, bei dem ein Arbeitsplatz einmal pro Jahrzehnt auf der Grundlage von Markt-Benchmarking, früheren Erfahrungen, typischen Regeln in Bezug auf Verhältnisse und Beziehungen, organisatorischer Programmierung und Designformulierungen geändert wird, ist überholt. Unternehmen, die in diesem Umfeld erfolgreich sein wollen, müssen sowohl interne kulturelle Aspekte als auch unternehmensexterne Faktoren wie die Immobilienstrategie des Unternehmens, die Arbeitsmärkte und die Präferenzen der Menschen berücksichtigen, noch bevor die Mitarbeiter erkennen, dass sie diese Veränderungen brauchen. Wenn sich die Denkweise und die Strategien einer Organisation ändern, um räumliche Lösungen in ein SPaaS-Modell einzubinden, wird dies die ständige Weiterentwicklung und den Fortschritt unterstützen. Wir sehen eine Zukunft voraus, in der mehr und mehr Organisationen aufgrund von Veränderungen, die auf den Erkenntnissen von Covid-19 und dem Aufkommen von SPaaS beruhen, eine Veränderung der Immobilienumgebung in Unternehmen herbeiführen werden. 

6.  Die digitale Transformation geht weiter. Die IT-Organisation und die IT-Strategie werden der Schlüssel zum Erfolg sein.

Die Digitalisierung ist jetzt Mainstream, aber die digitale Transformation aller Bereiche wird sich fortsetzen; sie ist in jedem Unternehmen und in jedem Sektor zu finden. Es gibt keine Geschäftsstrategie und keine Technologiestrategie mehr. Es gibt nur noch eine Strategie – angetrieben durch Technologie. Das ist die wahre IT-Strategie der Zukunft.

Um gemeinsam mit dem Unternehmen innovativ zu sein und das gesamte Unternehmen zum Erfolg zu führen, wird die IT-Abteilung ihr Betriebsmodell weiterentwickeln und die Art und Weise ändern, wie sie Technologiedienste bereitstellt, auf Probleme reagiert und Erwartungen steuert, während sie gleichzeitig dem Unternehmen einen schnellen Mehrwert, Sicherheit und Skalierbarkeit bietet, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.

Um der fortschreitenden digitalen Transformation gerecht zu werden, müssen Unternehmen Silos zwischen Funktionen und Mitarbeitern aufbrechen und neue Standards für Zusammenarbeit, Vertrauen und Experimente schaffen, während sie gleichzeitig verbesserte technische Fähigkeiten dynamisch zusammenstellen. Auf diese Weise erhalten Unternehmen eine flexible, skalierbare, vernetzte und ausgesprochen menschliche IT-Funktion.

In einer hypervernetzten Welt spielt die Zukunft der IT eine entscheidende Rolle bei der Verwirklichung des Versprechens eines vernetzten Unternehmens. Heute sind viele IT-Funktionen bereit, den Sprung zu wagen, doch fehlt ihnen möglicherweise der ganzheitliche Geschäftsansatz, um dieses Ziel zu erreichen. Dies wird sich in Zukunft ändern, wenn die Kaufkraft zunehmend vom Unternehmen und weniger von der IT-Abteilung kontrolliert wird.

Um die künftige Welle der digitalen Transformation zu reiten, muss die (IT-)Strategie der Zukunft daher:

• Cloud first, People first, ganzheitlicher, menschenzentrierter Ansatz zur Lösung aller Herausforderungen für die Belegschaft
• Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Benutzerfreundlichkeit von allem. Alles ist ein Massenprodukt, daher ist das Unterscheidungsmerkmal und der Schlüssel die Erfahrung
• Basierend auf Integrationen und Ökosystemen: Die moderne Organisation will Integrationen. Die Zeit der Einzelkämpfer ist vorbei. Es lebe die integrierte Plattform und das Ökosystem
• Fokus auf Vertrauen, Gewissheit und Sicherheit. Compliance und Governance sind übergeordnet
• Der Fokus liegt auf dem, was eine Plattform leisten kann, aber es werden «Best-of-Breed»-Lösungen eingesetzt, um spezifische Herausforderungen zu lösen. Wünscht eine nachgewiesene Kapitalrendite und Wertschöpfung. Tag für Tag

Wünscht verbrauchsbasierte Abonnementmodelle; möchte nur für das bezahlen, was genutzt wird

• weiss, dass Technologie die treibende Kraft und die Voraussetzung für die Anwerbung von Spitzenkräften ist 

Was ist denn der ideale Arbeitsstil? Wie kann man in einer Zukunft voller Veränderungen mit dem Management von Sitzungen erfolgreich sein? Man muss einfach akzeptieren, dass es keine Einheitsgrösse gibt, wie Microsoft in einer der grössten Forschungsstudien zu diesem Thema bestätigt hat: «Was ist der ideale Arbeitsstil»? Die Ergebnisse von Microsoft zu diesem Thema bestätigen, dass es keine einheitliche Antwort gibt. Jeder Mensch hat einen anderen Stil und andere Bedürfnisse. Unternehmen, die erfolgreich sind, werden Wege finden, den verschiedenen Arbeitsstilen gerecht zu werden, damit jeder seine beste Arbeit leisten kann. 

Wir glauben, dass man eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität aufbauen und Ungewissheit in Kauf nehmen muss, um erfolgreich zu sein. Wenn Arbeit kein Ort ist, an den man geht, sondern etwas, das man tut, verschwinden Begriffe wie «Arbeitsplatz» und «Arbeitszeit» einfach, da sie nicht mehr relevant sind. Wie kann man also Erfolg haben? Vertrauen ist der Schlüssel. 

Das Beste, was man tun kann, ist einfach, sich bewusst zu sein, reflektiert zu bleiben, sich zu trauen, zu testen und zu iterieren, schnell zu scheitern und zu akzeptieren, dass wir in einer anspruchsvollen und komplexen Welt leben. In einer sich ständig verändernden Welt ist die einzige Konstante der Wandel. In der Welt des Arbeitsplatzes war dies noch nie so zutreffend wie heute.